Actualidad

En coordinación con las diferentes áreas municipales se trabaja ya en un nuevo protocolo para la gestión de documentos

 

27.05.2021 | Los Realejos

El alcalde de Los Realejos, Manuel Domínguez, y la concejala de Servicios Generales, Noelia González, mantuvieron un encuentro con el nuevo archivero del Ayuntamiento recientemente incorporado a la plantilla municipal, que ya se está coordinando con las jefaturas de las diferentes áreas de gestión para tratar de implantar un nuevo modelo de gestión y custodia documental.

“Estamos hablando de un departamento municipal de especial relevancia y significación pasada, presente y futura que custodia infinidad de documentos en distintas formas y soportes, en palabras del propio archivero unos 2.000 metros lineales de estanterías de documentos, que recogen así en papel la historia y el devenir de Los Realejos”, detalla Manuel Domínguez.

“Se aborda así la posibilidad de incorporar un nuevo sistema de archivo más eficiente, adaptado a los tiempos y, en la medida de lo posible, digitalizado, para la mejor gestión de la documentación, lo que requiere de una comisión de valoración con participación de los diferentes centros gestores municipales para definir el valor de los documentos y los protocolos a seguir para la valoración, selección y expurgo, en su caso”, agrega.

Según la concejala de Servicios Generales, “se necesita disponer de más espacio en los dos depósitos existentes, donde entre otra documentación se custodian las actas de pleno del Ayuntamiento, material que inexcusablemente ha de conservarse de manera permanente, pero también y por ejemplo boletines oficiales del Estado, de Canarias o de la Provincia, que cuentan con ediciones digitales accesibles por internet y que podría prescindirse de su conservación en papel en nuestras dependencias”.

El propio archivero municipal, Samuel Carrillo Fumero, indica que “a la hora de seleccionar la documentación actualmente custodiada ha de tenerse en cuenta el valor administrativo, el valor legal y el valor histórico del documento en cuestión, por lo que esa comisión de valoración, que funcionaría como órgano colegiado, dictaminaría el valor de cada serie documental y hasta cuánto tiempo debería de ser custodiada y cuándo podría, en su caso, ser destruida”.

Entre otras tareas, se trabaja ya en la elaboración de un inventario de la documentación custodiada en los depósitos que indique el contenido y la ubicación de las unidades de instalación y los expedientes y se está intentando conseguir una herramienta informática corporativa de gestión de archivo, para lo que sería interesante la colaboración de una administración superior en el desarrollo de un aplicativo del que se pudieran servir las corporaciones locales.

Imagen: Incorporación nuevo archivero municipal, Samuel Carrillo Fumero | CEDIDA